ー 入学から卒業までの生徒情報を一貫して管理できる教務システム ー
入学から卒業までの生徒情報を
一貫して管理できる教務システム
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ご利用事例
私立F中学校・高等学校(静岡県)様
<学校情報>
普通科 :
完全中高一貫(女子校)
教職員 :
約100名
生徒数 :
約1,000名
運用開始 :
平成20年4月(利用期間 : 7年1ヶ月)
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システムを導入する前は、どのような状況でしたか？
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- テストの素点、平均点、偏差値、学年順位のデータを授業を受け持っている各教員ごと、バラバラにExcelなどで管理していました。
- 原簿(通知表や指導要録の元になる)を作成するとき、Excelのマクロを利用して、毎回パソコンが得意な先生に質問が集中して負担になったり、対象範囲のコピー＆ペーストなどでのミスをしていないか、チェックするのが面倒でした。
- 通知表や指導要録、調査書などは、全て手書きで記入していたため、単純な転記ミス、計算間違いや誤字・脱字がないか、何度も印刷・確認・修正を繰り返していました。
- 私物のパソコンやUSBメモリの利用制限をせず、自由に持ち込んでは生徒の個人情報やテストの点数や所見などを保存していたため、セキュリティ上、適切でない部分がありました。
システム導入の話が本格化したのは、いつ頃、どんなきっかけですか？
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- 校舎の改築と同時期、個人情報保護法の施行(2005年)がきっかけだったと思います。
学校内にLAN敷設とセキュリティ強化に話が進み、パソコンやUSB持込の原則禁止やIDカードとパソコンを各教員への配布を決め、セキュリティの観点から、校務では、なるべく余計なプリントの印刷を減らしたい、という話になりました。 - それに併せて、上記の状況を改善して、手書きなどの煩雑な作業負担を減らし、業務の効率化を進めたい、共有ファイルサーバにあった生徒のデータを有効活用したい、という教員の要望があったため、システム導入の話になりました。
教務システムソフト及び業者を選ぶ際、何を重視していましたか？
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- 本校独自の運用、帳票に合わせたカスタマイズが可能なパッケージソフト、かつ、その開発元であること。
- 学校向けの開発実績があり、学校業務を理解・把握している業者であること。
- 緊急度の高いトラブルがあった際、迅速なサポートが受けられるよう、拠点が本校の近くにあること。
- 以上の観点を重視しながら、4、5社の製品(機能や価格)を比較検討して、「e-学事web」を選びました。
実際にシステムを導入して、良かった点・改善された点は何ですか？
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- 学校全体として、生徒の個人情報や成績などのデータを一元化したことで、各教職員がセキュリティに関心を持ち、今まで以上にデータの重要性を意識するようになりました。
- 通知表作成において、HR担任や教科担任が登録する出欠席情報の提出期限を設定できるため、以前よりも順守するようになりました。
- 年度はじめに、クラス・授業用・部活動・委員会の名簿、連絡網や宛名シールなど、住所が変わるたびに作り直す手間がなくなり、必要な時にいつでも最新の状態で、誰でも印刷ができるようになりました。
- 中間・期末・実力テストなどの定期試験だけでなく、単語テストや実技試験など、授業で行う小テストの得点結果も保存、管理でき、大変便利になりました。
- 定期テストと小テストの比重(重み付け)を考慮して、成績(判定)につけるようになり、感覚的な評価からデジタルへ意識が変わりました。
- 中学入試が受験翌日には合格発表のため、毎年、集計作業後、評定会議があり、夜遅くまで掛かっていましたが、導入して試験結果入力から合否判定まで自動化でき、作業量が大幅に減って、早く帰れるようになりました。
システム導入を検討している先生へメッセージはありますか？
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- システム化は、言葉以上に覚悟が必要だと思います。実際に運用し始めると、慣れていないことへの抵抗や利用頻度やスキルが異なるため、細かいマニュアルが必要だったり、学校内規を見直すため、管理職や分掌間の調整があったりと、導入当初は効果を実感できませんでした。
しかし、徐々に運用や操作に慣れてくると、成績処理の時間が短縮されたり、全体的な作業量が減ったことを実感できるようになりました。
導入を検討している今は、本当にうまくシステム化できるか手探り状態であり大変だと思いますが、本校の事例が少しでも、参考になれば幸いです。
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